危机传播的相关准备工作

       危机传播的相关准备工作

       ： 147对于一个组织来说，制定一个与危机应急计划相匹配的沟通应急计划是可行的。这种计划的本质是知道你想说什么比不说或做什么要好得多。简而言之，在危机到来之前确认承担公共责任的必要性是明智的。沟通计划的准备主要包括以下五个方面：*列举一份有关组织自身的优势和劣势的清单。实际上，这是一个在与外部不太了解情况的公众进行沟通的传播操作计划，旨在发现组织现存或潜在的问题，并对组织的所作所为进行调查和分析的系统性过程。*成立专门的危机预防委员会监测企业可能给组织带来危机的薄弱环节，并负责灾难发生时组织的危机管理。*编制危机应对手册，包括描述危机中的传播程序和向公众提供的组织概况和声明。*对危机处理进行模拟演练，评估组织应对危机的准备状态。*确认目前可以进行的工作，以减轻未来危机处理过程中组织管理人员的压力。调查研究是确认组织运营、营销、员工关系等事故因素的现有和潜在问题，并从沟通的角度审视组织的所作所为。对组织中关键人物的采访是收集组织优缺点和组织过去行为的主要方式。为在危机发生前发现组织的弱点而设计的组织内部危机审计必须得到组织高级管理人员的支持，以促使每个人自由发言。毫无疑问，被问及他们在哪些工作中可能出错的员工一开始会感到不舒服。接受一对一秘密采访的对象应包括以下人员：*首席执行官。*法律顾问。*产品经理。*营销经理。*销售/发货经理。*生产经理。*质检经理。*研发人员。*医护人员。*公共事务经理。*安保人员。*工会领导。*计时工。在许多情况下，采访组织外的人也是有益的。社区领导、政府官员和应急服务人员应给予足够的重视。采访问题应集中在：*与员工、社区、消费者、政府部门、生产和组装过程、安全措施、与员工、社区、消费者、政府部门和股东的关系等。*管理过去危机的危机的知识和经验。*媒体报道和公众兴趣，过去危机中的反应行动。*现有的危机应急计划。此外，计划准备的初始阶段还应包括对组织结构、相关文献、产品或服务的使用指南和操作程序进行深入、详细的分析和评估。一般来说，上述步骤形成的计划报告将突出这些关键问题，更重要的是发现组织沟通系统的不足。弥补这些不足将是危机预防委员会的重要工作内容。危机预防委员会的每个组织都应有一个专门负责以下事务的小组：★构建组织沟通系统。★非现场调控工作室/会议室。★备用电话/传真机和操作员。★卫星连接装备。★备用文件/计算机设备。★应急交通工具。★决定组织对相关问题的立场。★陈述危机审计中发现的潜在风险。★陈述商业或市场环境中的一般问题。★选择对外发言人。★联系主要公众。★与受组织影响和对组织感兴趣的群体保持开放的沟通渠道。★在危机处理过程中扮演沟通调节者的角色。危机预防委员会的成员因组织不同而异，但必须包括核心决策者，例如：组织高级管理人员、法律顾问、生产总监、研发人员、市场营销人员、公关人员、政府事务专员、消费者关系专员等。该委员会的人员应尽可能少，以确保信息沟通、决策和行动的快速和高效。委员会成员的能力和主观主动性对危机准备计划的规划至关重要。以上三个环节是危机预防委员会对沟通风险进行初步审计的行动。危机反应手册危机反应手册主要包括危机管理的主体、对象、内容、地点、时间等因素，是危机初期关键时刻的指导文件。它通常包括：*介绍危机准备计划目标指南*描述危机预防委员会的目标、成员组成、工作程序和职责划分；*负责接听电话和收集相关信息的秘书、接待员、接线员和其他员工的工作程序；*制定危机预防委员会成员、其他高级管理人员、政府部门、应急服务中心、同行组织、第三方发言人、媒体人员名单、联系电话、地址；*备用声明有关可能问题；*可能的问题和答案；*有关组织的产品或服务、生产设备、原材料、质量保证、发货环节、营销和销售系统的事实清单。更为重要的是，该手册还应包括组织在危机发生时可以采取的反应和行动清单，并解释为什么这些原因如此重要。这个清单可以是这样的：*联系相关政府部门。当涉及公共安全或健康时，这种联系更为重要。此时，许多相关决策应与这些政府部门协商。*联系当地政府官员。当工厂发生危机时，当地的帮助非常重要。*制定要向外界传播的关键信息和材料。重点介绍三个关键点，并选择相关事实清单，以保持信息的一致性。*通知组织销售和交付网络的人员。作为组织最前沿的大使，这些人应该清楚地了解相关情况的进展。*安抚主要消费者。努力让他们在接触媒体之前了解相关事件。*为消费者提供准确和及时的信息。这可以通过广告、媒体宣传和热线电话联系等方式实现。*告诉员工。保持员工在危机中的士气至关重要。员工应在信息披露前了解危机。*联系并通知第三方团体的发言人。在危机开始时，第三方通常对缓解组织压力起着重要作用。